大雪が降ったり、台風が来て
患者さんのキャンセルが増える日って
たまに、ありますよね。
天候の影響でのキャンセルは
仕方のない事なのですが
それでも、突然キャンセルが
増える様な日は
少し凹みますよね。
しかし、凹んでいるだけでは
いけません。
そんな急なキャンセルが多い日など
時間が空いてしまった時に
あなたやスタッフは
その空いた時間を
どう過ごしていますか？
- ①お～今日は暇だから、
みんなでテレビでも観よう。
- ②いつもの溜まっている仕事をやろう。
まさか、①は無いですよね。
あなたを信じていますが
もちろん②ですよね。
そうです。
突然、時間が空いた時には
②のように、いつもの溜まっている
仕事をするのに時間を充てる事は
正解です。
でも！！
実はこの２の答えも
１００％正しい答えではありません。
では、私がオススメする
正しい時間の使い方とは、どんなものか？
それは、突然空いた時間の半分を
普段やらない事に使うと言うものです。
確かに、毎日ルーティンである仕事を
空いた時間にしておくことは
時間を有効活用できています。
スタッフであれば、補充するもの
を補充出来たり
発注作業があったり
カルテを書いたり
掃除をしたり・・・
細かな雑務もいろいろとあるでしょう。
ドクターは治療計画を練ったり
事務的な作業もありますよね。
キャンセルが多い時に
いつもの溜まっている仕事をすることにより
いつもは、診療後にすることが
前倒しで出来て
早く帰れるかもしれません。
スタッフは特に
とても喜ぶでしょう。
しかし、
いつもの溜まっている
仕事だけをしていても
それだけでは
医院として全く成長しません。
いつも溜まっている仕事は
必然的にやらなければならない仕事なので
たぶん、天候の影響が無くても
いつか必ず、しますよね？
しないと普段の診療に
影響が出てしまいますから。
しかし、こう言う突発的に
出来た時間は
そう言ったことに使うのではなく
普段やらない事をするのに
使ってください。
その普段やらない事に
価値が生まれます。
例えば、
アポが減ってしまった日に
模型整理をするのではなく
自費治療をしていた人で
３年ぐらい来ていない人に
ハガキを書いては、どうでしょうか？
普段は忙しくて、医院から足が
遠のいてしまっている人にまで
目が向けられないかもしれませんが
時間が出来た時こそ
過去の患者さんに
フォーカスしてみるのも
良いかもしれません。
新患を増やすことは、
もちろん大事ですが
既にいろんな手を打っている場合は
それ以上をするのは
難しいかもしれません。
しかし、既に過去に通院されていた
患者さんを、また呼び戻すことなら
出来るかもしれません。
特に、自費治療をされた患者さんは
こちらも
「自費治療をした箇所は
その後調子は、どうですか？」
と聞きやすいですよね。
もし、そのタイミングで
本当に患者さんが
その歯に不具合を感じていれば
患者さんも、費用をかけた治療だし
メンテナンスも治療した医院で
した方が良いかと思われると思います。
それに、もし何も不具合がなく
他院にも行っていなくても
ただ、メンテナンスなどを
「今は忙しいから、また・・・」
と先延ばしにしていたり
忘れてしまっていても
それがキッカケで来院されるかも
しれません。
みんながみんなではありませんが
ハガキが送られてくると
時間が経っても自分のことを
気にかけてくれているんだ
と患者さんは思われるので
良いと思います。
また、スタッフも
ただ補充をしてキャンセルで出来た
空いた時間を過ごすのではなく
古い器具の入れ物などを
１００円ショップで買ってきたりして
キレイにしたりしてみてはどうでしょうか。
普段は気にはなっているけれど
「それをする時間は無い！」
と思うことは、結構多いですよね。
意外と院長より、そう言う小さな
気になる事はスタッフの方が多くあると思います。
小さなことだけれど
毎日目にして、気になっている場所
掃除したいとは思いながらも
なかなか手が回らなかった場所
などを、空いた時間で綺麗にするのは
とても良いと思います。
毎日、目に入るもの、場所なので
そう言ったところが雑然としていたり
綺麗に整っていないと
それだけで、その箇所が目に入る度に
プチストレスを感じます。
しかし、時間を有効活用して
綺麗にすることで
その箇所を見る度に
スッキリした気持ちになることでしょう。
また、一箇所片付け出すと
他の箇所も気になりだして
どんどん自発的に
綺麗に整理したくなります。
これを、進めていけば
院内はたちまちピカピカになりますね。
また、見た目が綺麗なだけでなく
綺麗な環境で働けるということが
更なる気分アップに繋がります。
医院に限らず、家でも
部屋が散らかっていると
さらに怠けた気持ちになって
片付けなんて良いか・・・
と、荒んだ気持ちになります。
逆に、家が綺麗だと
その綺麗な部屋の中で
ダラダラするのは無駄な気がして
テキパキ動いてしまうなんてこと
ありますよね。
医院も同じで、綺麗にすると
それだけで、仕事に対する
モチベーションも上がります。
したがって、キャンセルで
アポイントが空いてしまったら
普段の掃除では
手が回らないところや
普段、気になっていた箇所を
綺麗にするというのもおすすめです。
とは言え、
何をやるかは、そのクリニック毎に
違うでしょう。
ただその様な急なキャンセルが
多い日は普段と違う事をすることが大切です。
小さくても、
そこに医院の成長があります。
キャンセルばかりで
「暇になってしまった！」
と落ち込むのではなく
「いつもと違う仕事ができるチャンス」
と思って、何かに取り組んでみて下さい。
伊勢海 信宏
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