あなたのクリニックの忙しい
時間帯は何時ですか？
多くのクリニックは
夕方以降ではないでしょうか。
または午前中が混むクリニックもあると思います。
これは、立地条件などにより
左右されますが
オフィス街にあるなら
一般的に就業時間終了後で
夕方６時から夜８時ごろ
住宅街だったら
主婦の方などが多く、午前中
と言った感じです。
では、逆に
一番空く時間帯はいつでしょうか？
これはほとんどのクリニックが一緒で
午後２時～５時ぐらいです。
一日トータル来院数で見ると
患者さんは、そこそこ来てくれてはいるけれど
その午後２時～５時の時間帯は
アポが空きやすいというクリニック
が多くあります。
悩ましいですよね。
２〜５時は暇でスタッフも
する事がなく手持ち無沙汰だけど
夕方以降に備えて
人数を減らすわけにはいかない。
自分もその時間はする事が
ない時もあるけれど
忙しい時間は忙しすぎて
アポイントの時間を押して
予約の人をお待たせしてしまうこともある…
これ、あるあるですよね。
ただ、それを少しでも減らす方法があります。
それは、何時でも来院できる人は
午後２時～５時にアポを誘導する事です。
どうしても夕方以降、
どうしても朝が良い人は
その時間帯にアポを取らないと
中断になってしまいます。
例えば、仕事後にしか来院できない
から午後６時で、就業時間直後に
いつも予約を取られる患者さんを
無理に、午後２時の予約を取ったら
確実に就業中で来院出来ません。
しかし、午前中に来院は
されているけれど
特に仕事の都合や
お子さんの都合に左右されない
患者さんがいたら
今までは、なんとなく午前中で
固定されていたけれど
午後２時の予約でも
なんの問題もなかった
なんてこともあります。
そんな人は逆に
特にその混んでいる時間帯に
予約を取らなくて良いはずです。
したがって、
たとえ１週間後の次のアポ日が
朝も、昼過ぎでも、夜でも空いていて
その時点なら、どの時間でも
患者さんの好きな時間に
予約を取ることが可能だったとしても
決して
『いまなら、大体何時でも
ご予約をお取りすることができます。』
などと言わないようにしましょう。
そう言ってしまうと、
患者さんは
『じゃ～１０時にしようかな』
となります。
こうして予約を取ってしまうと
せっかくいつでも来院できる方なのに
そこに、もともと予約が埋まり易い
時間帯アポイントを使ってしまい
結局、アポイントが埋まりにくい
時間帯は埋まらなくなってしまい
勿体無いですよね。
また、予約は数日間隔だったり
週１ペースでとることも多いと思うので
一度、その時間でアポイントを取ると
「また来週の同じ時間で」
となりがちです。
そうなってしまわないようにするには
『一週間後ですと、
午後２時と４時が空いていますが
どちらがご都合よろしいですか？』
と二者択一で患者さんに聞いてみて
下さい。
このように言えば
『じゃ～２時（４時）で
お願いします』
と患者さんも、選び易いです。
もちろん、このように提案しても
他の時間が良いと言われたら
朝や夜の時間を取って下さいね。
この方法は
あくまで、アポイントを取る際の
始めの提案としてだけです。
提案した時間帯で無理と
言われているのを、しつこく何度も
こちらの都合で空いている時間帯
ばかりに誘導するのは、やめましょう。
そんなことをしていると、確実に
患者さんは、自分の都合の良い
時間帯に予約させてくれる他の医院へ
行ってしまいます。
そこでしか診てもらえないような
疾患で通院している大きな病院や
大学病院などであれば
病院側の都合で
「この日の、この時間しか
予約は取れません！！」
と半ば強引に言われても
そこに行くしかないので
患者さんも
それこそ、仕事を休んででも通院しますが
私たちは歯科医院です。
少し歩けば、他の歯科医院があります。
「どうしても、この先生が良い！」
「このクリニックしかない！」
と思われることは理想ですが
なかなか、そうはいかないのが現実ですよね。
ゆえに、この方法で無理強いしてしまい
結局、患者さんが他院へ流れてしまっては
そもそも、空いている時間帯の
アポインを埋めたくてしたことなのに
元も子もありませんよね。
だから、無理強いはしないでください。
患者さんの都合が優先です。
ただ、これをやるだけでも
デッドタイムのアポが
埋まりやすくなります。
意外と、こちらが勝手に
「この人はこの時間帯」
と思い込んでしまっている場合もありますので
実践してみて下さい。
伊勢海 信宏
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