今回はスタッフを
院長の右腕にするためのステップ
についてお伝えします。
歯科医院は、そんなに大きな組織では
ありませんよね。
少ない歯科医院では
スタッフは４人程度
多いところであれば
１０人以上いる所もありますが
平均して７〜８人と言うところが
多いかもしれません。
大きな組織ではなく
従業員の数も、そこまで多くはなくとも
仕事の内容というのは
多岐に渡り、かなり大変です。
患者さん対応を考えたり
治療の質を上げたり
ウェブ関連のお仕事をしたりと
色々あります。
仕事の量はとても多い上に
その仕事はほとんどが院長の肩に
掛かっています。
院長がしなくてはいけない事は
もの凄く多いのですが
院長は、当然ながら
診療もしないといけません。
しかし、診療も並行していくとなると
実際には診療に時間を取られるので
その他のことにかける時間が捻出できません。
でも、色々な取り組みを行っていきたい
改善できることをして
もっと医院をよくしていきたいと考えると
この中で必要になってくるのは
『院長の右腕』です。
したがって、スタッフの中で
院長の右腕となって
仕事をしていける人材を
作っていけるかが
院長にとっても、医院にとっても
発展できるかの要になります。
では、『院長の右腕』となる人材を
育てようと考えた時に
まず、すべきことは
院長の右腕とはどんな事を出来れば
「右腕」になれるのかを
きちんと考える事です。
考えもせずに放置していても
「スタッフが勝手に右腕的存在になっていた！」
なんて事はありませんので
院長の右腕になってもらうための
ステップをお伝えしていきます。
まずスタッフが入社してから
右腕になるまでには順序があります。
第一段階は
スタッフが入社したところから
スタートします。
入社したスタッフには
まず『作業』をしてもらいます。
ここで言う作業とは
・診療のアシストにつく
・セメントを練る
・患者さんの導入をする
・ユニット周りの掃除をする
などなど、挙げれば沢山ありますが
要は決まった事をすることが
今回のお話の中での
「作業」の定義と思って下さい。
新人スタッフに、いきなり
「あなたが良いようにやってみて」
と言ったところで
何をどうすれば良い状態か
分からないので
できるわけはありません。
クリニックで決まっている事を
しっかり覚えて
その通りにすることが
新人スタッフの仕事です。
そして、この作業をある程度
マスターしたところが
中堅レベルになると思います。
この「作業」は、まずは
１.しっかり覚えて出来るようになる
2. 作業の質を上げる
3. 作業の効率性を上げる
と言う順番になります。
最終的に、「作業」の質を高く
効率性を上げて出来るようになれば
「作業」をする人のゴールになります。
只、これだけでは院長の右腕と
言える存在にはなれません。
右腕となれば、院長の仕事の一部
を担うことになりますが
この段階では、
まだまだその段階ではありません。
では、スタッフをどのように
右腕ポジションに育て上げるのか？
「作業」がゴールまで辿り着いたら
次に第二段階は「管理をする」になります。
要は「リーダー」になってもらう
と言うことです。
作業はすることも多いですし
そのポジションのスタッフも多いです。
そのスタッフに指示を出す事を
全て院長がするとなると
院長の時間を消費してしまいます。
院内では、色々な事をスタッフに
してもらわなければなりませんが
それを誰がどのようにするのかの
指示を出す人が必要です。
そして、その指示を出す人が
院長ではなくリーダーにしてもらいます。
指示を出すだけでなく
その指示通りにスタッフが
クオリティ高い作業できているのか
チェックをしたり
出来ていないところがあれば
教えてあげることの出来る人を
育成してリーダーにします。
このようなリーダーになれる人材を
どんどん育成していくことが大切です。
入社後「作業」をできるようになる第一段階と
その先のリーダーになる第二段階。
ここまで来たら、終わりかと言うと
そうではありません。
次は第三段階になります。
ここでは、「計画をたてる」を
してもらえるスタッフを育てます。
第二段階の「管理をする」は
確かにスタッフに指示を出したり
管理をする事はできます。
しかし、これは何かすべき事が
ある状態でしか出来ません。
何もすることがない
決まっていない状態や
ルールが決まっていない状態では
管理することは不可能です。
つまり、管理をするためには
明確なルールや、やるべきことが
決まっていることが大前提です。
この第三段階では
目標を理解し
明確なルールを決めたり
どのようにすれば
うまく達成出来るのか
やるべきことを考えて
計画をたてます。
この計画をしっかり立てることが
できる程、管理をする人も
スムーズにそれを行えます。
逆に、計画がしっかり立っていないと
管理する人も上手に出来ない上に
やっても効果が薄いと言う結果になります。
どれだけ、作業する人や
管理する人の能力が高く
質の高い仕事をしたとしても
思うような結果に繋がりません。
計画性を持って取り組むことで
管理をする人、作業をする人への効果も
変わってきますので
計画を立てることが、とても重要です。
そこで、「計画をたてる」際には
・どうすれば上手くいくのか
・どのような基準で評価するのか
・どういうタイミングでチェックするのか
・どのようにすればスタッフの
モチベーションが上がるのか
・どのように伝えれば楽しく仕事をしてくれるのか
などを、よく考えて立てます。
これにより、スタッフの仕事が
しやすくなりますし
結果が伴い易くなるので
とても大事な役割です。
では、この第三段階である
「計画をたてる」人材を育てられれば
これが院長の右腕の完成かというと
まだ違います。
もう１つ上の段階があります。
次のステップで本当の院長の右腕の
完成となります。
この人がいれば院長の時間の消費も
労力も抑えることが出来るようになり
院長を助けてくれることになります。
次のステップについては
次回お伝えします。
今回のお話のおさらいですが
スタッフが入社したら
①作業を覚える
②作業の質を高める
③作業の効率を良くする
④スタッフを管理、指示出来るリーダーになる
⑤目標を理解し、効率、すべきことを考え計画を立てる
このステップで、右腕になってくれる
人材を育てていきましょう。
まずは、院長の右腕になれる人を一人
育成出来れば良いと思います。
まだ、その段階は難しい
と言うことであっても
今のスタッフの段階を見極めて
スタッフ一人一人を
今よりも１つ上の段階に上げることで
それが最終的には右腕になります。
このステップには、基本的には
飛び級はありません。
一つずつのステップを
クリアしていくことで
右腕になることが出来ますので
そのために、院長がまずはスタッフに
教えていくことが大切です。
まずは、現状、自院でどのレベルの
スタッフがいるのかを見極め
一つ上のレベルに上げるための
トライをしてみると良いと思います。
伊勢海 信宏
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