スタッフに仕事を依頼する時の注意点〜その①〜

今回はスタッフさんに仕事を振る時の

注意点についてお話ししたいと思います。

 

 

歯科医院経営をしていると日々

いろいろな仕事が出てきます。

 

その中には、

今までやってこなかった仕事を

 

スタッフさんに頼まないと

いけないこともありますよね。

 

 

例えば

 

・保険の制度の変更に伴い

 保険点数が変わるので

 

 それを患者さんに

 告知するための資料を作ろう

 

 

・滅菌関係を今までより良くしたので

 みんながきちんと実践できるための

 仕組みづくりをしよう

 

 

・患者さんへの電話対応をもう少し

 良くしていこう

 

などなど。

 

 

色々な仕事やクリニックの目標があり

そのためにすべき仕事が常に発生します。

 

 

こんな風に発生した仕事は

全てを院長だけでするわけではなくて

 

必ずスタッフに任せたり

お願いしていると思います。

 

 

各々の仕事の部門を分けていて

それに当たる部門の人の中でも

 

 

特に1人を責任者として仕事を

任せるようにしている医院もあると思います。

 

 

そんな中で

『仕事を誰に振るか?』という時に多くの人が

 

 

「この仕事は結構大変だから

 入社して長く経っている人

 経験ある人に振ろう」

 

とか

 

「この人は今あまり仕事を

 担当していないから

 

 ちょっと手が空いているし

 この人に仕事をお願いしよう」

 

と言う風に決めています。

 

 

これは、人選の明確な理由はなくて

「まぁなんとなく」

で選んでいますよね。

 

 

もちろん、「手が空いてる人」や

「経験がある人」に仕事を振るのも

 

1つの選択ですが、今後仕事を振る時には

考えて欲しいことがあります。

 

 

 

確かに、ある程度の経験があれば

仕事は誰にでも振ることが出来ます。

 

 

例えば、何か資料を作ろうという時

スタッフにAさん・Bさん・Cさんの3人がいます。

 

皆、手が空いていて仕事の経験年数も同じ。

 

この状況では、3人の誰にでも仕事を

振ることができます。

 

 

しかし、ここで院長と言う立場で

考えて人選する必要があります。

 

 

その考えるべき点は

 

振った仕事が結果として

どれだけ精度高く

効果が出せるものになるのか?

 

 

それを出来るスタッフなのか?

 

 

と言う点です。

 

 

つまり、仕事は振ったけど

完成した仕事が、効果が出ない

 

精度が低いとなると

そもそも仕事をお願いする意味が

なくなってしまいますよね。

 

 

このような点から考えると

「誰に振るか?」と言うのは

とても重要なことです。

 

 

 

では、何を基準に仕事を振るスタッフを

決めたら良いのか?

 

 

これについては、まず仕事をする時に

その人のキャラクターを考える必要があります。

 

人間誰しもキャラクターと言うものが

あり、それが仕事に影響します。

 

 

勿論、院長も例外ではなく

キャラクターがあります。

 

そして、院長のキャラクターは

クリニックがどれくらい良くなっていくのか。

 

 

又、どういったクリニックになっていくのかにも

かなり影響している部分があります。

 

 

これについては、今回のお話から

少し脱線してしまいますので

またの機会に。

 

 

それでは、本題に戻りますが

院長にキャラクターがあるのと同様

 

スタッフがどのようなキャラクター

であるかによって振った仕事が

 

上手くいくか否かは

ほぼ決まります。

 

 

世の中には様々なキャラクターの

人がいます。

 

 

その中で、仕事をする時に考える

ポイント・見るべき点があります。

 

 

それは、そのスタッフが

人とのコミュニケーションが

好きなのか?

 

 

それとも、1人で黙々と作業するのが

好きなのか?

 

と言う点です。

 

 

1人でコツコツ作業をしたり

人とコミュニケーションをとる事が

 

あまり得意でない内向的なタイプの人に

人と関わる要素が強い仕事を振ってしまうと

 

その人に相当なストレスがかかってしまいます。

 

 

院長先生が外交的なタイプで

人と話すことや

 

コミュニケーションを取ることを

苦手としないタイプだと

 

・人と話す

 

・コミュニケーションをとる

 

と言うことにストレスを感じないので

それらを必要とする仕事に対して

 

「これくらい当たり前じゃないか?」

 

と思ってしまいます。

 

 

でも、実は内向的な人からすると

社交的な人やコミュニケーションを取ることが

 

苦手ではない人にとって

すごく簡単なことでも

 

本人には、すごくストレスがかかります。

 

 

ゆえに、そのスタッフは人との

コミュニケーションが得意なタイプか

 

得意じゃないタイプかという点を

よく見てください。

 

 

加えて

コツコツ作業をするのが好きなのか?

と言うのも見てください。

 

 

指示された事を

コツコツ毎日やっていて

 

それに飽きることがなく何年も

同じことを正確に行い

 

積み上げていくのが好きなタイプの人もいます。

 

 

そういうタイプの人には

コツコツ正確に行う必要のある仕事を

してもらうべきです。

 

 

逆に言えばコツコツやるのが

すごく退屈だと感じる人もいます。

 

 

「毎回同じことやって面倒くさいな〜

 単調な作業っぽくって嫌だな〜」

 

と感じる人です。

 

 

このタイプの人にコツコツ作業を頼むと

そのスタッフは本当にモチベーションが下がってきます。

 

 

そうなると

頼んだ仕事の成果が出ないばかりか

 

他の仕事も含め仕事自体に対して

全体的にモチベーションが下がってきてしまいます。

 

 

だから、とても注意が必要なのです。

 

 

ここで、もう1つ

見定めて欲しいタイプがあります。

 

これは、歯科医院経営していく中で

是非見つけ出したいタイプです。

 

 

それは、

新しいことを考えたりアイデアを

出すのが好きなタイプか?です。

 

 

お願いする仕事の中に

仕組みを作ったりする仕事や

 

形になっていないものを形にする

と言う作業があると思います。

 

 

このような、作業や仕事は

考える力がある人でないと

なかなか上手くいきません。

 

 

コツコツタイプとは逆で

考えるのが、ものすごい好きな人

 

考えてアイデア出して、何かを

創り上げていくのが好きな人もいます。

 

 

このような何かを考え

創り上げていくタイプを

 

クリエイティブタイプと言いますが

このタイプの人は本当に少数派です。

 

 

もし、クリエイティブタイプではない人に

 

「これ考えといて

 なんか仕組み作っといて」

 

「なんかこう言うこと出来ないかな?

 ちょっと考えて、やってみてくれない?」

 

と言うように

漠然的とした抽象的なことを言って

 

結果を出してもらおうとしてしまう事は

避けるべきです。

 

 

なぜなら、それは本人に大きなストレスもかかります。

 

 

更に、それで出てきたアイデアも

ほとんどの場合、大したアイデアは出ずに

 

結果が伴わないことが

よくあるからです。

 

 

ですので

スタッフの性格やキャラクターを

よく把握して

 

・今からお願いする仕事は

 どういう項目なのか?

 

・人と関わる仕事なのか?

 コツコツすることなのか?

 

 それとも新しい事を生み出していくのか?

 

 

そういった仕事の中身をしっかり考えた上で

 

この仕事を託すのに合う人は誰なのか?

 

を考えて、適任者に仕事を振っていくと

仕事の成果が出やすいです

 

 

ところで、前述したクリエイティブタイプですが

このタイプが一番難しく本当に少数です。

 

 

頭を使って考えて

無いものを生み出すスキル

 

抽象的な話から形ある具現化したものにする

作業はとても難しいですよね。

 

 

そのため、今の医院に

クリエイティブタイプがいなければ

 

仕事を丸投げするのではなく

仕事をお願いする方法を変えてみましょう。

 

 

丸投げではなく、お願いする仕事の

アイデアの土台となるネタは

 

本から取ったネタでも良いですし

セミナーから聞いたネタでもいいですし

 

何かそのネタとなる資料があるならば

それらを、ちょっと提供するようにしましょう。

 

 

 

自分でやってみても分かるのですが

本当にゼロの状態から何かを生み出すことは

 

すごく難しいです。

 

 

少しでもアイデアのネタとなるものを

 

「こういう感じでやってみると、いいんじゃない?」

 

と、スタッフに渡すだけでも

方向性の土台になり

仕事がスムーズにいくかなと思います。

 

 

 

また、自分のクリニックを

どんどん変化させて

 

どんどん良くしたい

何か改善していきたいと考えているのであれば

 

このクリエイティブタイプの人は

大切にしてください。

 

 

口を酸っぱくして言いますが

これが出来る人は本当に少ないのです。

 

 

コツコツやるタイプの人の方が

比較的多いので

 

コツコツタイプの人には

正確性を求められる日々の仕事を

 

しっかりやってもらうようにして

クリエイティブなことは

 

クリエイティブタイプの人に

任せるようにする方がいいでしょう。

 

 

しかし、この方法にも色々と

弊害が起こるのですが

 

それについては

次回お伝えしたいと思います。

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