歯科医院の受付の業者の電話対応と伝言

歯科医院の受付の業者の電話対応と伝言

 

 

毎日診療してると、受付のスタッフから

 

『先生、○○さんって方からお電話です。』

 

『先生、××の事で電話が来てます。』

 

などと、いろいろ業者やセールスの

電話がかかて来たりすると思います。

 

 

 

その都度、対応すると診療に支障がきたすので

まずは電話には出ない様にした方が良いと思います。

 

ただ、診療中は電話を取り次がないでと言うと

ちょっと問題が起るケースがあります。

 

 

それは受付が電話があった事自体を伝え忘れたり

 

もしくは電話があった事は伝えてくれるけど

肝心な詳細や連絡先が曖昧になる事があります。

 

セールスとかなら良いのですが、

大事な電話ももちろん混じっていたりもありますので

 しっかり伝言をしてもらうことは大切です。

 

 

 

その為に、一つやって欲しいのは

電話の伝言カードを作ってみて下さい。

 

受付が電話を取ったら、

その話した内容を専用のメモに残すという事です。

 

専用のメモを書いた後は、

院長室の扉や消毒室に貼って置くことで忘れなくなります。

 

 

 

ただその際に、ただの紙でなく

以下の項目をあらかじめ印刷して下さい。

①  電話の時間

②  相手の会社名と担当者名

③  要件

④  折り返しの連絡先

 

です。

 

 

 

これを印刷した紙に書けば

聞き忘れが無くなります良いと思います。

 

 

経験ある人なら漏れなくやってくれますが

新人の人が受付やると

かなり漏れがあるので是非仕組みを作ると良いと思います。

 

 

 

 

伊勢海 信宏

次の記事へ!

 

【ステップで学びたい先生へ】

メルマガ登録されると
体系的に学べ、

理解や成長が早くなります。

 

開業に不安がある歯科医向け!1日5分読むだけで 開業のスキルが身につく  開業成功ステップ メールレッスン

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

よく読まれている記事