歯科助手や衛生士とミーティングする際に

歯科助手や衛生士と

ミーティングする際に

 

 

歯科助手や衛生士と

ミーティングする事って

ありますよね。

 

 

院内の問題を解決したり

患者さんの為に良いクリニック

にするための話し合いをしたり。

 

内容はたくさんありますが

良い歯科医院をつくる為には

歯科助手や衛生士との

ミーティングが必須となってきます。

 ただ、ミーティングをしているから

安心だ!うちは良い歯科医院だ!

と思ってはいけません。

 

ミーティングをすることが

目的なのではなくて

その議題になっていることを

解決したり、新しい取り組みを

行ったりして、患者さんにとって

より良い医院になることが

本当の目的ですよね?

そして、その目的を達成するためには

歯科助手や衛生士の協力が必要不可欠

です。

 

歯科助手や衛生士に協力してもらい

良い歯科医院にしていくために

行うミーティング。

 

 

せっかく、自分や歯科助手や衛生士

みんながミーティングの時間を

割いているわけですから

効果的なミーティングにしましょう。

 

ミーティングなんて、普通にしたら

良いだけでしょ?

と思っている人もいますが

間違った行動で、時間を無駄にして

しまうだけのミーティングを

している人が多いのも事実です。

 

 

どうか、これを読んでくれている方

には、そんな無駄な時間をとらず

スタッフ達と自分の貴重な時間を

実のあるミーティングになるよう

効果的に使って欲しいと思います。

 

 

では、早速ですが、結果の出る

ミーティングの方法をお伝えします。

 

 

 

① 議題をしっかり事前に伝える。

 

これは当然のことなのですが

意外と議題を事前に伝えることが

出来ていないまま、ミーティングを

する人がいます。

 

それは院長自身が、議題が確定して

おらず曖昧いな議題のまま

ミーティングをしてしまう。

 

ざっくりとした内容は決まって

いるんだけれど、具体的ではなくて

なんとなくミーティングが

始まったら、その時の雰囲気で

話を進めていこうかなと言う感じで

いるケース。

 

議題が漠然として曖昧であればある程

話の内容も漠然としてくるので

衛生士も歯科助手も、漠然とした考え

しか提案できず、結果、漠然とした

答えが出て、具体性のない結論で

終わり・・・

と言うことになってしまいます。

何について、話し合いたいのか

どう言うふうになりたいのかなど

しっかりフォーカスして具体的な

議題にして下さい。

 

 

 

② 事前に簡単でも良いので

  意見や案を書いてきてもらう。

 

これは①のしっかりと議題を伝えて

おく が出来ていてこそなのですが

その議題について事前にスタッフ

にも、まずは自分たちの頭で考えて

きてもらう事が大切です。

 

ミーティングは院長一人が喋って

それを聞かせるだけの独演会では

ありません。

 

歯科助手や衛生士の意見も聞き

みんなで良い案を出し合い実践する

ことを決める場です。

 

しかし、議題を院長が決めて

ミーティング当日に

いきなりスタッフに話を振っても

スタッフもそんな簡単に発言出来ない

ことが多いです。

 

そうすると、結局院長が一人で

決めて・・・となってしまうので

スタッフの考えや意見を聞くためにも

事前にミーティングの内容を告知して

おきましょう。

 

そうすることで、スタッフ自身も

きちんとミーティングに参加しようと

言う気持ちになります。

 

今までは、スタッフはあまり発言

しないようなミーティングだった

なら、最初はスタッフもなかなか

上手くは発言はできないかも

しれませんが

 

どんなレベルでも良いので

自分の意見を持ち、考えるクセを

つけることが大切です。

 

さらに、プラスαで言うなら

議題と、どう言うことを考えてきて

欲しいかがわかるようなレジュメを

簡単にで良いので作成し、事前に

スタッフに配っておくとスタッフにも

より分かり易くて良いと思います。

 

 

 

 

③ 会議中に何か意見を聞く場面が

     あれば、まずは付箋に意見を

      簡単に各自書いてもらい

      その後発表してもらう。

 

多くの人は右にならえの精神が

多いです。

 

人を押しのけて自分の意見を言う人は

少ないです。

プレゼンや意見を言う文化があまり

日本にないので、どうしても

そうなりがちです。

 

 

ただ、右にならえになると

あまり活発な会議になりません。

 

同じ議題でも、院長、歯科医、衛生士

歯科助手、受付と立場が違えば

意見も違います。

なので、それぞれ個人の意見をしっかり

と聞くためにも、各々の意見が

しっかりわかりやすく

みんなに伝わるように各自紙に

意見を書いてから発表してもらって

下さい。

 

 

 

④ 否定をしない。

 

意見の否定を極力しない事です。

意見は意見であり、案は案です。

その意見や案が、すごいかどうかは

まず問わない事です。

 

スタッフが発言したことに対して

発言している途中に、割って入ったり

最後まで言いおわらないうちに

否定したり、絶対にしないで下さい。

事前にしっかり考えてきて

勇気を振り絞って発言しても

それを否定されたら、もう二度と

発言しないでおこうと思って

しまいます。

 

もし、その案が現実的には

出来なさそうな事でも

どんな意見でも活発に言える場の

雰囲気を作ることが重要です。

 

 

 

⑤ 院長が先に意見を言わない。

 

これが、みんながよくやってしまい

がちな失敗です。

 

事前に議題を決め、スタッフにも

事前に議題について考えておいて

もらって、いざミーティングと

なった時に院長が最初に意見を

言ってしまう・・・。

 

これの何がいけないの!?と

思われるかもしれませんが

院長が先に意見を言ってしまうと

それを否定した内容の意見があった

しても歯科助手や衛生士は

それを発言しにくいです。

 

せっかく考えてきたのに

意見を出来ずに、院長の意見に賛同

するだけのミーティングになって

しまったら意味がありません。

 

ミーティングに参加する全員が

意見を述べやすい状態にするために

まずは若い人から意見を言って

もらう方が良いです。

 

おしゃべりで、自分自分が強い院長は

すぐに自分の話をしたがりますが

そこはグッと我慢です。

 

 

 

⑥ ミーティングが終わったら

  実際何をするかをまとめる。 

 

ミーティングをする事が目的ではなく

院内の何かを変えることが目的で

ミーティングしているはずです。

 

ミーティングをしたことにより

スタッフからの意見や話し合いで

出た案などが色々あります。

 

そこで、満足して終わり!ではなくて

 

 

その案を、どのように取り入れて

いくか。どのように実践していくこと

で結果に繋がるかをまとめましょう。

 

「今日のミーティングは沢山

 良い案が出たね。

 じゃあ、そう言う感じで

 頑張りましょう」

 

なんて、曖昧に締め括ってしまう人が

いますが、これ絶対にだめです。

 

なんとなく「してみましょう」

では、結果に繋がりません。

それでは、スタッフは

具体的にはどうしたら良いのか

分からず行動に落とし込めません。

 

具体的に、誰がどんな時に

どうするかを決めて即実践できるよう

に決めることまでがミーティング

です。

何かしら行動をしないと

結果は変わらりません。

 

ミーティング後は

実際何をやるのかをしっかり

まとめましょう。

 

以上が、効果の出る

ミーティング方法です。

 

ぜひ何かやってない事があれば

取り入れてみて下さい。

 

伊勢海 信宏

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