歯科助手や衛生士と
ミーティングする事がありますよね。
院内の問題を解決したり
患者さんの為に
良いクリニックにするための
話し合いをしたり。
内容はたくさんありますが
良い歯科医院をつくる為には
歯科助手や衛生士との
ミーティングが必須となってきます。
ただ、ミーティングをしているから安心だ！
うちは良い歯科医院だ！
と思ってはいけません。
ミーティングをすることが
目的なのではなくて
その議題になっていることを
解決したり
新しい取り組みを行ったりして
患者さんにとって
より良い医院になることが
本当の目的ですよね？
そして、その目的を達成するためには
歯科助手や衛生士の協力が必要不可欠です。
歯科助手や衛生士に協力してもらい
良い歯科医院にしていくために行うミーティング。
せっかく、自分や歯科助手や衛生士
みんながミーティングの時間を
割いているわけですから
効果的なミーティングにしましょう。
ミーティングなんて
普通にしたら良いだけでしょ？
と思っている人もいますが
間違った行動で
時間を無駄にしてしまうだけの
ミーティングをしている人が多いのも
事実です。
どうか、これを読んでくれている方には
そんな無駄な時間をとらず
スタッフ達と自分の貴重な時間を
実のあるミーティングになるよう
効果的に使って欲しいと思います。
では、早速ですが、結果の出る
ミーティングの方法をお伝えします。
① 議題をしっかり事前に伝える。
これは当然のことなのですが
意外と議題を事前に伝えることが
出来ていないまま
ミーティングをする人がいます。
それは院長自身が、議題が
確定しておらず曖昧いな議題のまま
ミーティングをしてしまう。
ざっくりとした内容は
決まっているけれど
具体的ではなくて
なんとなくミーティングが始まったら
その時の雰囲気で話を進めていこうかな
と言う感じでいるケース。
議題が漠然として曖昧であればある程
話の内容も漠然としてくるので
衛生士も歯科助手も
漠然とした考えしか提案できず
結果、漠然とした答えが出て
具体性のない結論で終わり・・・
と言うことになってしまいます。
何について、話し合いたいのか
どう言うふうになりたいのかなど
しっかりフォーカスして具体的な
議題にして下さい。
② 事前に簡単でも良いので
意見や案を書いてきてもらう。
これは①のしっかりと議題を伝えておく
が出来ていてこそなのですが
その議題について
事前にスタッフにも
まずは自分たちの頭で考えて
きてもらう事が大切です。
ミーティングは院長一人が喋って
それを聞かせるだけの独演会ではありません。
歯科助手や衛生士の意見も聞き
みんなで良い案を出し合い実践することを
決める場です。
しかし、議題を院長が決めて
ミーティング当日に
いきなりスタッフに話を振っても
スタッフもそんな簡単に
発言出来ないことが多いです。
そうすると、結局院長が一人で
決めて・・・となってしまうので
スタッフの考えや意見を聞くためにも
事前にミーティングの内容を
告知しておきましょう。
そうすることで、スタッフ自身も
きちんとミーティングに参加しようと
言う気持ちになります。
今までは、スタッフはあまり発言
しないようなミーティングだったなら
最初はスタッフもなかなか
上手くは発言はできないかもしれませんが
どんなレベルでも良いので
自分の意見を持ち
考えるクセをつけることが大切です。
さらに、プラスαで言うなら
議題と、どう言うことを考えてきて欲しいかが
わかるようなレジュメを簡単にで良いので
作成し、事前にスタッフに配っておくと
スタッフにも
より分かり易くて良いと思います。
③ 会議中に何か意見を聞く場面があれば
まずは各自、付箋に意見を簡単に書いてもらい
その後発表してもらう。
多くの人は右にならえの精神が多いです。
人を押しのけて自分の意見を言う人は
少ないです。
プレゼンや意見を言う文化があまり
日本にないので、どうしても
そうなりがちです。
ただ、右にならえになると
あまり活発な会議になりません。
同じ議題でも、院長、歯科医、衛生士
歯科助手、受付と立場が違えば
意見も違います。
ゆえに、それぞれ個人の意見をしっかり
と聞くためにも
各々の意見がしっかりわかりやすく
みんなに伝わるように
各自紙に意見を書いてから
発表してもらって下さい。
④ 否定をしない。
意見の否定を極力しない事です。
意見は意見であり、案は案です。
その意見や案が、すごいかどうかは
まず問わない事です。
スタッフが発言したことに対して
発言している途中に、割って入ったり
最後まで言いおわらないうちに
否定したり、絶対にしないで下さい。
事前にしっかり考えてきて
勇気を振り絞って発言しても
それを否定されたら、もう二度と
発言しないでおこうと思ってしまいます。
もし、その案が現実的には
出来なさそうな事でも
どんな意見でも活発に言える場の
雰囲気を作ることが重要です。
⑤ 院長が先に意見を言わない。
これが、みんながよくやってしまい
がちな失敗です。
事前に議題を決め、スタッフにも
事前に議題について考えておいてもらい
いざミーティングとなった時に
院長が最初に意見を言ってしまう・・・。
これの何がいけないの！？と
思われるかもしれませんが
院長が先に意見を言ってしまうと
それを否定した内容の意見があったとしても
歯科助手や衛生士は
それを発言しにくくなります。
せっかく考えてきたのに
意見することが出来ずに
院長の意見に賛同するだけの
ミーティングになってしまっては
意味がありません。
ミーティングに参加する全員が
意見を述べやすい状態にするために
まずは若い人から意見を言って
もらう方が良いです。
おしゃべりで「自分」が強い院長は
すぐに自分の話をしたがりますが
そこはグッと我慢です。
⑥ ミーティングが終わったら
実際何をするかをまとめる。
ミーティングをする事が目的ではなく
院内の何かを変えることが目的で
ミーティングしているはずです。
ミーティングをしたことにより
スタッフからの意見や話し合いで
出た案などが色々あります。
そこで、満足して終わり！ではなくて
その案を、どのように取り入れていくか。
どのように実践していくことで
結果に繋がるかをまとめましょう。
「今日のミーティングは
たくさん良い案が出たね。
じゃあ、そう言う感じで頑張りましょう」
なんて、曖昧に締め括ってしまう人が
いますが、これは絶対にだめです。
なんとなく「してみましょう」では
結果に繋がりません。
それでは、スタッフは具体的には
どうしたら良いのか分からず
行動に落とし込めません。
具体的に
「誰が」
「どんな時に」
「どうするか」
を決めて即実践できるように
決めることまでがミーティングです。
何かしら行動をしないと
結果は変わらりません。
ミーティング後は、必ず実際に
何をするのかを、しっかりまとめましょう。
以上が、効果の出る
ミーティング方法です。
ぜひ何かやってない事があれば
取り入れてみて下さい。
伊勢海 信宏
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