前々回、前回と
『院内ミーティングで、
みんなが消極的で発言しないときにどうするか 』
についてお伝えしてきました。
①（http://haisyakaigyo.com/?p=1180）
②（http://haisyakaigyo.com/?p=1128）
今回もこれらの続きです。
院内ミーティングが
あまり活発にならない時の改善方法です。
まずは①でお伝えしたように
「意味を伝える。」
そして②では
次にするミーティングの内容について
スタッフ自身の考えや案などを
事前に考えて書いてきてもらう。
とお話しました。
そして、今回はステップ③です。
３つ目は、院内ミーティング当日は
何をするか？です。
「院内ミーティングなんて
何度もしているし
進行手順なんて知っているよ！」
と思われるかもしれません。
しかし、意外とそれが出来ていないせいで
院長ばかりが一人で喋って
スタッフの意見を聞き出せない
消極的な態度のスタッフ達のミーティングを
作り出してしまっていることが多いのです。
したがって、スタッフが発言してくれない
ミーティングをしていると思うなら
自分のやり方が間違っていないと思わずに
一度、今回お伝えする手順で
ミーティングを進めてみて下さい。
では、具体的にどのように
ミーティング当日を進めていくかですが…
まずは、なぜそのミーティングの
議題にあげた改善や新しい取り組みをするのか？
と言う意味、院長の考えを
もう一度スタッフに簡潔に説明しましょう。
これは、ステップ①で
一度説明しているので
前回のように、しっかりとではなく
確認のためと言った感じで大丈夫です。
そして、この時点で一度スタッフ達に
何か意見がないかを聞いてみて下さい。
ステップ②で事前に宿題を
出しているので
その議題についてスタッフも
考える時間を持ったはずです。
その中で、疑問や意見を持つことが
ある人もいたはずです。
それを上手に聞き出しましょう。
スタッフの意見を院長が
しっかりと傾聴することも
大事なポイントの１つです。
出来るだけ院長がドンドン
自分の意見を言わないという事です。
とは言え、スタッフも事前準備で
書いてきているので
その場で思いついて
すぐに発言しないといけないわけではない為
発言することに対して
かなりハードルが下がると思います。
スタッフが消極的になってしまう
残念なミーティングが行われている医院は
スタッフの話を聞かない。
院長がどんどん意見する
これらのパターンがほとんどです。
院長が喋りすぎる！
院長が話せば話すほど
周りは黙り込みます。
まずは院長が話さずに
スタッフの意見を聞いていて下さい。
院長が話すことにより
スタッフの意見は消えていきます。
話し方にも関係してきますが
院長が話すことで
それはミーティングではなく
院長が一人で決めたことを
決定事項としてスタッフに
伝えるだけの場になってしまうからです。
これを読まれている方は
そんなミーティングがしたいのではないはずです。
決定事項に対して楯突くスタッフは
なかなかいないでしょう。
それをするタイプのスタッフが多い医院なら
「ミーティングで積極的になってほしい」
と言う今回の悩みはないと思います。
もし、院長が決定事項を
言うだけのようなミーティングでは
スタッフは、ただ院長がしたいと思うことを
「やらされている」と感じながら仕事をします。
自発的ではない仕事は
うやむやになってしまったり
結果が出ないことが多いです。
ミーティングは、スタッフに決定事項を伝え
従わせることが目的ではなく
スタッフの自発性を引き出し
スタッフ自ら「やろう！」と思えるように
持っていくことだと思います。
スタッフをそういった状態に
持っていけるかどうかは
院長のミーティングの進行の仕方に
かかっているので、腕の見せ所です。
「うちのスタッフは、やる気がないなぁ」
と嘆く前に、やる気を引き出すことが
出来ていないことを改善しましょう。
では、実際スタッフの意見を聞くとは
どうすれば良いのか？
実は、これにもポイントがあります。
それは、スタッフの意見を
くだらない意見だと思って
つまらなそうな顔をしないことです。
スタッフが出すどんな意見でも
「うん、うん」と頷いて聞いていきましょう。
せっかくスタッフが意見しても
それを、院長がつまらなそうに聞いていると
スタッフは
「もう話すのを止めよう…」
と思います。
自分だって、せっかく意見したのに
周囲から無関心な態度を取られたら
不安な気持ちになりますし
発言したことを後悔しますよね。
だから、スタッフをそんな気持ちにして
発言しなくなってしまわないようにするためには
院長が必ず前のめりな感じで
相手の話を聞くようにしましょう。
院長がしっかり聞いて
『○○さん、すごく考えているね。
□□の点とかすごく良い案だと思うよ。』
などと言うと、スタッフも嬉しくなります。
ゆえにスタッフにもミーティングに
積極的に参加したい気持ちが芽生えてきます。
スタッフは一度認めてもらえると
それが自信になります。
自信がつくと、自分の意見をもっと
積極的に発言しようとも思えます。
そして、積極的に参加することにより
ミーティングの議題も
「やらされている」
のではなく
自分の決めたことを自発的に
「している」
と思えるようになります。
院長がドンドン話すのではなく
スタッフにしっかり話させる。
院長は補足する程度にしてみて下さい。
『○○さんの意見を聞いて思ったんだけど
こんなのもいいかもしれないね。』
と、このように言って補足してみて下さい。
例え、院長が前から思っていた事でも
スポットライトを当てるのは
自分ではなくスタッフにしてください。
ミーティングに関してのお話は
次回も続きます。
伊勢海 信宏
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