これまで３回にわたり
『院内ミーティングで
みんなが消極的で発言しないときにどうするか 』
についてお伝えしてきました。
①（http://haisyakaigyo.com/?p=1180）
②（http://haisyakaigyo.com/?p=1128）
③（http://haisyakaigyo.com/?p=1196）
そして、今回は前回に引き続き
ミーティング当日の進行についてのお話です。
前回のお話では、院長は発言せず
あくまでスタッフの発言に対して
助言程度に留めることをお勧めしました。
院長がドンドン話してしまうと
スタッフは自らの意見を
発言しづらくなってしまい
結果スタッフの消極的な
ミーティングになってしまうからです。
せっかくミーティングをするならば
院長の漫談になってしまって
スタッフの意見も聞けず
スタッフのやる気にも繋がらないような
ミーティングではなく
院内ミーティングをすることによって
最大限の効果が得られるような
ミーティングにしましょう。
そのためには、院長独壇場のミーティングはやめて
スタッフ主体のミーティングである必要があります。
そして、このスタッフ主体の
ミーティングにするには
院内ミーティングを活性化する
必要があります。
ただ、活性化と言われても
「？」となると思いますので
「院内ミーティングを活性化させる為の方法」
についてお伝えします。
以前、お伝えしたポイントで
ミーティングを行う準備として
「スタッフに事前に意見を書いてもらう」
がありました。
しかし、ミーティングの最中でも
細かいアイディアを出して
方向性を決めないといけない場面は
多々ありますよね。
そんな時に、スタッフの意見を
聞き出そうと
『○○さんはどう思う？』
と聞いたりしていませんか？
スタッフに積極的に発言して欲しいし
院長はあくまで助言程度にすべきだし
これでバッチリ！と思われるかもしれませんが
実は、これ不正解！
スタッフの意見を聞こうと
『○○さんはどう思う？』
と1人の意見を名指しで聞いてはいけません。
なんで！？と思われますよね。
その理由は…
名指しされた人は自分の意見を言ったとしても
それ以外の人は何も考えずに
「私も、○○さんと同じです」
と言いがちだからです。
もちろん、他のスタッフも
自分なりの意見を持っていたとしても
自分の意見を通そうとすることより
意見の調和を取ろうとします。
もちろん、これが意見がバンバン飛び交うような
ミーティングをできるようになっている状態の医院ならば
「〇〇さんはどう思う？」
という進行の方法でも
スタッフは、どんどん意見を出し合うでしょう。
しかし、今までが消極的な
ミーティングだったなら
同調という形を選んでしまい
発言をしなくなってしまいます。
スタッフには、ステップ②の時に
事前に意見を持ってもらうように
宿題を出したりしているので
当日も、今までとは違った意識を持って
ミーティングに参加しています。
だから、このチャンスを生かして
スタッフにも、ミーティングを進行していく中でも
細かいアイディアを出してもらうことが
可能になります。
そして、その為にすべき事は
スタッフに大きめのポストイットを事前に配り
そこに意見を書いてもらう事です。
何か、意見やアイディアが欲しい時に
一個人を名指しで指名して
答えを求めるのではなく
スタッフ全員に
アイディアなどを求めます。
アイディアなどが欲しい時は
「みんな考えて、ポストイットに書いてみて下さい。」
と言って、まずは各自で３～５分ぐらい考えてもらいます。
そして、その意見をポストイットに
書いてもらって、時間終了と伴に
テーブルの前に出してもらいます。
これをする事で、周りの意見に左右されない
各自の気持ちが反映されます。
あとは書いたことを
そのまま順番に読んでもらってください。
こうすることによりスタッフ全員が
自分の意見をしっかり持ち
又、それを発表できます。
この方法だと、本人達も
すごく素直に意見を出しやすくなります。
例えば
「先輩に対して反対の意見を言って反抗的…」
とか、どうしてもスタッフ間の人間関係や
上下関係で意見が出しにくいと言うことがあるクリニックもあります。
しかし、この方法であれば
同タイミングで考えて書いたものなので
ややこしい感情は含まれなくなります。
そして、このミーティングの
進行方法を、一度実践すれば
同調は通じないことが分かるので
次のミーティングからは
自分の意見もしっかり持っていないとダメだ
とスタッフも意識するようになります。
ゆえに、ミーティングに
積極的に参加することになります。
ただ、ここでの注意点は
相反する意見などが出た時に
院長はどちらかの肩を持つのではなく
常に中立の立場を貫く必要があるということです。
どうしても、自分が思っている意見に
近い意見を出すスタッフの意見には
同調してしまいがちです。
逆に、自分の思ってもいないような
意見が出た場合に、反対してしまって
「それは、ちょっと・・・」
なんて言ってしまいそうになりますが
それは絶対にやめましょう。
それをしてしまうと
ここまで積極的に参加しようと
意見を頑張って出してきた
スタッフ達のモチベーションが
また消極的に逆戻りしてしまいます。
そして、また発言しなくなってしまいます。
意見は違っても、スタッフ的には
きちんと考えて出したものです。
それを否定してしまうことは
スタッフの気持ちを大いに削いでしまうでしょう。
どんな意見が出たとしても
しっかり考えていることに対して
それを蔑ろにしないように
「そう言う意見もあるよね。」
と出来るだけ調和を取る様にして下さい。
もちろん、ミーティングは
最終的には何かを決めないといけませんが
どんな意見も尊重すると言うスタンスで
院長がいてくれる事が
スタッフも安心感を感じ
積極的にミーティングに参加することができます。
では、次もミーティングに関する
ポイントについて続きを書きます。
伊勢海 信宏
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