院内ミーティングでみんなが消極的で発言しない時にどうするか?その④

これまで3回にわたり

『院内ミーティングでみんなが消極的

 で発言しないときにどうするか 』

 

 

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http://haisyakaigyo.com/?p=1196

 

 

 

とお話してきました。

 

そして、今回は前回のミーティング

当日の進行についての続きです。

 

 

前回のお話では、院長は発言せず

あくまでスタッフの発言に対して

助言程度に留めることを

おすすめしました。

 

 

院長がドンドン話してしまうと

スタッフは自らの意見を発言しづらく

なってしまい、結果スタッフの消極的

なミーティングになってしまうから

です。

 

せっかくミーティングをするならば

院長の漫談になってしまって

スタッフの意見も聞けず

スタッフのやる気にも繋がらないよう

なミーティングではなく

 

院内ミーティングをすることに

よって最大限の効果が得られるような

ミーティングにしましょう。

 

 

そのためには、院長独壇場の

ミーティングはやめて

スタッフ主体のミーティングである

必要があります。

 

そして、このスタッフ主体の

ミーティングにするには

 

院内ミーティングを活性化する

必要があります。

 

院内ミーティングの活性化と

言われても分かりづらいですよね?

 

 

なので、今回は

「院内ミーティングを活性化させる為

 の方法」

についてお話します。

 

 

以前、お伝えしたポイントで

ミーティングを行う準備として

スタッフに事前に意見を書いてもらう

と伝えましたが

 

 

ミーティングの最中でも

細かいアイディアを出して

方向性を決めないといけない場面は

多々ありますよね。

 

 

その時に、スタッフの意見を

聞き出そうと

『○○さんはどう思う?』

 

と聞いたりしていませんか?

 

 

スタッフに積極的に発言して

欲しいし、院長はあくまで助言程度に

すべきだし、これでバッチリ!と

思われるかもしれませんが

 

実は、これ不正解!

 

スタッフの意見を聞こうと

『○○さんはどう思う?』

 

と聞いてはいけません。

 

 

なんで!?と思われますよね。

 

その理由は、たとえその意見を

求められた人は意見を言ったとしても

それ以外の人は何も考えずに

 

「私も、○○さんと同じです」

 

と言いがちだからです。

 

 

 

意見の前に、調和を取ろうとします。

 

意見がバンバン飛び交うような

ミーティングを出来るようになって

いる状態の医院ならば

「〇〇さんはどう思う?」

という進行の方法でも、スタッフは

どんどん意見を出し合うでしょう。

 

 

しかし、今までが消極的な

ミーティングだったなら、同調という

形を選んでしまい、発言を

しなくなってしまいます。

 

 

スタッフには

これまでお伝えしてきた

ミーティングのポイントで

事前に意見を持ってもらうように

宿題を出したりしているので

 

 

当日も、今までとは違った意識を

持ってミーティングに

参加しています。

 

なので、このチャンスを生かして

スタッフにも、ミーティングを実際

進行していく中でも細かいアイディア

を出してもらうことが可能に

なります。

 

そして、その為にすべき事は

 

スタッフに、大きめのポストイットを

事前に配って、そこに意見を

書いてもらう事です。

 

 

何か、意見やアイディアが欲しい時に

一個人を名指しで指名して

答えを求めるのではなく

スタッフ全員に、アイディアなどを

求めます。

 

 

アイディアなどが欲しい時は

「みんな考えて、ポストイットに

 書いてみて下さい。」

 

と言って、まずは各自で3~5分

ぐらい考えてもらいます。

 

 

そして、その意見をポストイットに

書いてもらって、時間終了と伴に

テーブルの前に出してもらいます。

 

 

 

これをやる事で、

周りの意見に左右されない

各自の気持ちが反映されます。

 

 

あとは書いたことを

そのまま順番に読んでもらって

ください。

 

 

こうすることによりスタッフ全員が

自分の意見をしっかり持ち

又、それを発表できます。

 

 

この方法だと、  

本人達も、すごく素直に

意見を出しやすくなります。

 

 

そして、このミーティングの

進行方法を、一度実践すれば

次のミーティングからは

自分の意見もしっかり持っていないと

駄目だとスタッフが分かるので、

よりミーティングに積極的に参加する

ことになります。

 

 

ただ、ここでの注意点は

相反する意見などが出た時に

院長はどちらかの肩を持つのではなく

 

常に中立の立場を貫く必要があると

いうことです。

 

どうしても、自分が思っている意見に

近い意見を出すスタッフの意見には

同調してしまったり

 

逆に、自分の思ってもいないような

意見が出た場合に、反対してしまって

 

「それは、ちょっと・・・」

なんて言ってしまいそうになりますが

 

それは絶対にやめましょう。

 

 

それをしてしまうと、ここまで

積極的に参加しようと

意見を頑張って出してきたスタッフ達

のモチベーションが、また消極的に

逆戻りしてしまいます。

 

 

そして

また発言しなくなってしまいます。

 

意見は違っても、スタッフ的には

きちんと考えて出したものです。

 

それを否定してしまうことは

スタッフの気持ちを大いに削いで

しまうでしょう。

 

どんな意見が出たとしても

しっかり考えていることに対して

それを蔑ろにしないように

 

そう言う意見もあるよね。

と出来るだけ調和を取る様に

して下さい。

 

 

 

もちろん、ミーティングは

最終的には何かを決めないと

いけませんが

 

どんな意見も尊重すると言う

スタンスで、院長がいる事が

スタッフも安心感を感じ

積極的にミーティングに

参加することができます。

 

 

では、次もミーティングに関する

ポイントについて続きを書きます。

 

 

伊勢海 信宏

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